LIQUITCOM IT 360° - Microsoft 365 Backup
Die Notwendigkeit eines Microsoft 365 – Backups wird in der Praxis häufig unterschätzt. In diesem Beitrag nennen wir Ihnen die wesentlichen Gründe, warum Sie sich ein Backup Ihrer Daten wünschen.
Warum ist ein Microsoft 365 Backup sinnvoll?
Die Frage nach der Sinnhaftigkeit eines Backups für Microsoft 365 ist von zentraler Bedeutung für die Sicherheit Ihrer digitalen Daten und Prozesse. Die Notwendigkeit entsteht, weil Ihre Daten ohne ein Backup-System einen potenziellen Angriffspunkt darstellen. Dies liegt daran, dass innerhalb der Standardversion von Microsoft 365 oder O365 kein integriertes Backup enthalten ist. Das bedeutet, dass es keinen automatisierten Prozess gibt, der eine Sicherheitskopie Ihrer Daten erstellt und bei Bedarf wiederherstellt.
Cloud-basierte Dienste wie Microsoft 365 bieten in der Regel ein sogenanntes Service Level Agreement (SLA) an. Dies ist eine Art Vertrag oder Zusicherung, die in erster Linie die Verfügbarkeit des Cloud-Dienstes garantiert. Das bedeutet, dass der Anbieter sicherstellt, dass der Dienst mit einer bestimmten Mindestverfügbarkeit bereitgestellt wird. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass sich diese Verfügbarkeit auf den Dienst selbst bezieht und nicht auf den Schutz Ihrer individuellen Daten.
So kann der Schutz vor Datenverlust, ob durch versehentliches Löschen, absichtliches Zerstören, einen Ausfall des Rechenzentrums oder einen Angriff durch Ransomware, nicht vollständig durch das SLA gewährleistet werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Nutzer versehentlich wichtige Dateien löschen oder sie durch Malware oder Cyber-Angriffe beschädigt werden. In solchen Fällen könnten Daten dauerhaft verloren gehen, wenn kein adäquates Backup vorhanden ist.
Aufgrund dieser Risiken raten Cloud-Anbieter, darunter Microsoft, ihren Kunden dringend, zusätzliche Backup- und Recovery-Lösungen in Anspruch zu nehmen. Diese Dienste werden oft von Drittanbietern angeboten und können dazu beitragen, das Risiko eines Datenverlustes erheblich zu minimieren. Durch die regelmäßige Erstellung von Sicherheitskopien Ihrer Daten können diese Dienste dabei helfen, verlorene oder beschädigte Dateien schnell und effizient wiederherzustellen.
Gründe, die für ein Microsoft 365 Backup sprechen:
- Datensicherung und Datenkontrolle obliegen dem Unternehmen (Ihnen) - Nicht Microsoft
Ein häufiges Missverständnis ist die Annahme, dass Microsoft für die vollständige Sicherheit und Wiederherstellbarkeit Ihrer Daten sorgt. In Wirklichkeit ist Microsofts Rolle bei der Datensicherung oft begrenzt und deckt möglicherweise nicht alle Anforderungen ab, die Sie an die Wiederherstellung haben. Ein gutes Beispiel dafür ist die Praxis in O365, wo gelöschte Daten nur für einen Zeitraum von 30 Tagen im Papierkorb aufbewahrt werden. Wenn Daten nach Ablauf dieser Frist benötigt werden, sind sie dauerhaft verloren, da sie nicht wiederhergestellt werden können. Ein weiteres Missverständnis ist die Gleichsetzung von Microsofts Georedundanz-Strategie mit einer Backup-Lösung. Georedundanz bezieht sich auf die Praxis, Daten an mehreren Standorten zu speichern, um die Verfügbarkeit des Cloud-Dienstes zu gewährleisten. Dies schützt jedoch nicht zwangsläufig alle Nutzerdaten vollumfänglich. - Gesetzliche Anforderungen
Die Rolle von gesetzlichen Anforderungen bei der Datensicherheit und dem Datenschutz darf nicht unterschätzt werden. Unternehmen, die Cloud-Services wie Microsoft 365 nutzen, sind letztlich für den Schutz und die Sicherheit der Daten verantwortlich, die sie in der Cloud speichern. Dies bedeutet, dass der Eigentümer der Daten - in diesem Fall das Unternehmen oder der Abonnent - für die Sicherung dieser Daten und deren Schutz vor unbefugtem Zugriff verantwortlich ist. Es ist wichtig zu verstehen, dass die bloße Speicherung von Daten in einer Cloud-Lösung nicht ausreicht, um den erforderlichen Schutz und die Compliance mit verschiedenen gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten. Tatsächlich kann die Speicherung von Daten an einem einzigen Ort, wie einer einzelnen Cloud-Umgebung, ein Risiko darstellen, da diese Daten einem potenziellen Verlust durch technische Ausfälle, Sicherheitsverletzungen oder menschliche Fehler ausgesetzt sind. Zudem bestehen gesetzliche Anforderungen und Fristen zur Aufbewahrung bestimmter Arten von Geschäftsdokumenten und Korrespondenzen, die oft über mehrere Jahre hinweg gelten. Dies kann zum Beispiel Finanzdokumente, Verträge, Mitarbeiterdaten oder andere Arten von Geschäftsunterlagen betreffen. Diese Aufbewahrungsfristen können von Land zu Land variieren und sind oft in verschiedenen gesetzlichen Regelungen festgelegt, wie z. B. Steuergesetzen, Datenschutzgesetzen oder spezifischen Branchenvorschriften. Dies unterstreicht die Notwendigkeit, eine zuverlässige Backup-Lösung zu haben, die es ermöglicht, Daten sicher aufzubewahren und bei Bedarf wiederherzustellen. Dies ist besonders wichtig im Hinblick auf die Einhaltung der genannten gesetzlichen Anforderungen. Eine externe oder ausgelagerte Backup-Lösung ermöglicht es Unternehmen, Daten außerhalb ihrer primären Cloud-Umgebung zu speichern, wodurch sie eine zusätzliche Ebene des Schutzes und der Redundanz bieten. Darüber hinaus können diese Lösungen oft die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen erleichtern, indem sie Funktionen für die automatische Archivierung und Aufbewahrung von Daten über bestimmte Zeiträume hinweg bieten.